間違いなく、あなたは一般的な言葉を聞いたことがあります。「会議は数分で時間が浪費される場所です。 「会議では多くの時間が浪費されています。実際、仕事中の最大の休暇を命じると頼まれたとき、従業員の24％が給料で調査しました。 com報告された会議および電話会議を報告します。

労働者は、会議が時間の無駄だと考えるだけではありません。どうやら、彼らはまた会議が彼らの人生を吸うと思う。あなたがClarizen / Harris世論調査の結果を検討するまで、それは過度に劇的に聞こえるかもしれません。ステータスミーティングに参加するよりも、何をするのかと聞かれた時、ほとんど半分（46％）が次のような不愉快な活動をしたいと回答しました。

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• DMV
• 座ってペイントドライを見てください
• 通勤するのに4時間かかります
• 根管を通る
• 毛皮で毛を切る
• さらに、60％の回答者は、実際のミーティングに費やすよりも、ミーティングの準備に多くの時間を費やしていると回答しました。彼らは、毎週平均6時間、ステータスミーティングの準備をしています。彼らはステータス会議で週に5時間を過ごす。

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また、35％の回答者は、ステータスミーティングを時間の無駄とみなし、ミーティング中には60％マルチタスクと見なします。

多くの従業員は既に24時間労働者になっていると感じており、無意味な会合で時間を無駄にするという考えは嫌いです。しかし、会議が必要な場合もあり、適切に運営されている場合は、楽しくはないにしても生産性と耐久性があります。より生産的な会議を開催できる10の方法があります。

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1。習慣を壊す

毎週木曜日の午後に必ず会ったからといって、この道を進む必要はありません。いくつかの習慣は崩壊する必要があり、いくつかの企業方針は書き直す必要があります。あなたは特別な理由で会議に出席しなければなりません。 2。あなたのオプションの重さ

会議をスケジュールする前に他のオプションを検討してください。毎週のステータスミーティングの代わりに、おそらく毎週会うことができます。詳細なステータスレポートには、ミーティングの間に何が起きているかを知るための十分な情報が含まれている必要があります。また、情報を共有するために出会う場合は、その情報を電子メールで送信することを検討してください。 3。選択的になってください

会議の出席者を招待しないでください。特定の人々があなたの会議に出席する明確な理由がない場合、招待したり、彼らの存在を要求したりしないでください。たとえば、レーザポインタの操作に問題が発生した場合に備えて、技術者にセールスミーティングに参加させないようにしてください。 4。事前準備

会議アジェンダを作成すると、会議の目的を考えて、順番にアウトラインを作成するようになります。また、事前にすべての情報を収集してください。さらに、忘れてしまったアイテムを取り戻すために会議を離れる必要はありません。また、事前に部屋を予約し、予約を確認し、部屋を確認してすべての小道具（ホワイトボード、黒板用チョークなど）を確認してください。 。）指定された場所にいる。 5。情報を発信する

会議で特定の資料を議論する必要がある場合は、事前に資料を送付し、会議の前に十分な時間を取って資料をレビューし、アイデアを作成します。会議の参加者が議論されているトピックを検討する時間を確保するための最良の方法の1つは、2つまたは3つの質問、コメント、懸念事項を人々に聞かせることです。 6。時間の開始と終了

すべての出席者が、あなたの多忙な就業日をあなたの会議に出席させるのをやめました。指定時間に会議を開始するのに十分な時間を尊重します。遅い出席者は、会議が終わったときに説明することができます。また、会議を時間通りに終了できるように、時計に注目してください。また、タイムスロット全体を満たさなければならないと感じないでください。アジェンダの項目を早期に終了する場合は、出席者に働きかけて報酬を与えます。 7。コースを続ける

会議を軌道に沿って続けるために議題に従ってください。参加者が会議を脱線させる可能性のある無関係なトピックを紹介することを許可しないでください。また、出席者が集中していることを確認してください。会議中に電話、タブレット、ラップトップの使用を控えるように要請してください（デバイスレス会議はトプレス会議として知られています）。 8。コントロールのコメント

会議の目的が問題を解決したり、新しいアイデアを思いつくことである場合は、グループから意見を求める必要があります。しかし、強い個性を持つ出席者が議論を支配しないようにしてください。誰もが自分の意見を表明する機会が等しいことを確認してください。また、いくつかの点を何度も何度も繰り返してはいけません。ホワイトボードやフリップチャートに問題や意思決定を書くことは、時間のかかる反復的な反応を避けることができます。 9。 PowerPointを制限する

PowerPointを使用して、いくつかのグラフ、グラフ、または箇条書きを表示できますが、PowerPoint主導の会議はありません。言い換えれば、すべての情報をPowerPointにダンプしないで、会議全体を各スライドごとに読んでください。 10。正直であること

ある決定が既になされている場合は、参加者が一緒に呼び出されて意見を述べたり、行動の過程を決定したりしているとは思わないでください。彼らのインプットが重要でないときに、時間と労力を費やすよりも、従業員をより非生産的に感じさせるものはありません。

結論

会議が不可欠であることもありますが、多くの従業員が職務関連の職務の中で最悪の職種にランクされています。ミーティングをより集中的、関連性、効果的にする努力が必要です。